የህዝብ ግንኙነትና ኮሚኒኬሽን ሥራ አስፈጻሚ

የህዝብ ግንኙነት እና ኮሙኒኬሽን ሥራ አስፈጻሚ ተጠሪነቱ ለሚንስትር ጽ/ቤት ሆኖ የሚከተለውን ተግባርና ኃላፊነት ያከናውናል

የተቋሙ ፖሊሲ፣ ስትራቴጂና እቅድ ላይ ለባለድርሻ አካላት ግንዛቤ መፍጠር፤ መረጃና ሁነቶችን በማደራጀት የቃል አቀባይነት ሚና መጫወት፣ ጥናትና ምርምር በማከናወንና በማማከር የተግባቦት ስራዎችን ማሻሻል እንዲሁም የቀዉስ ጊዜ እቅድ በማዘጋጀት ለህብረተሰቡ ወቅታዊ መረጃ በመስጠት አደጋ መቀነስ እና የፕሮዳክሽን ስራዎችን በመምራት በተለያዩ የሚዲያ አማራጮች እንዲሰራጩ በማድረግ አገራዊ ገፅታን መገንባት የሚያስችል ቁልፍ ሚና መጫወት፡፡
የህዝብ ግንኙነትና ኮሙኒኬሽን የስራ ዕቅድ ያዘጋጃል፣ ለቡድች ያከፋፍላል፣ የእቅዱን አፈጻጸም ይከታተላል፣ አስፈላጊውን እገዛ ያደርጋል፣
ለስራ የሚያስፈልጉ ግብአቶች እና የሰው ኃይል እንዲሟላ ያደርጋል፤ ለሥራ አስፈጻሚው የተመደቡ የመንግስት ሀብትና ንብረት በአግባቡ ስራ ላይ እንዲውሉ ያደርጋል፣
የባለሙያዎችን አቅም ክፍተት በመለየት የአቅም ግንባታ የሚያገኙበትን ሁኔታ ያመቻቻል፤
በሥራ አስፈጻሚው የሚከናወኑ ስራዎች በተቀመጠላቸው የጊዜ ገደብ፣ ወጪና ጥራት መሰረት መከናወናቸውን ይገመግማል፣ ያረጋግጣል፣
የቡድኖችን አፈፃፀም በየወቅቱ ይከታተላል፣ ይገመግማል፣ አስፈላጊ ማስተካከያዎችን ያደርጋል፣
የቡድኖችን ስራ ያስተባብራል፣ ይመራል፣ ይቆጣጠራል፣ ውሳኔ ለሚያስፈልጋቸው ጉዳዮች ወቅታዊ ምላሽ ይሰጣል፣
በአፈጻጸም ሂደት የሚያጋጥሙ ችግሮችን በመለየት መፍትሄ ይሰጣል፣ እንዲሰጥም ያደርጋል፣

በተቀሙ ፖሊሲ፣ ስትራቴጂ እና እቅድ አፈፃፀም አቅጣጫዎች ስርፀት ላይ በተለያየ ሁኔታ የሚሰበሰብ የህዝብ አስተያየት መነሻ በማድረግ የተግባቦት ስርዓት ላይ ማሻሻያ ሀሳብ በማቅረብ የመማከር ስራን ይሰራል።
ያልተጠበቀ ዓለም አቀፋዊ፤ ሀገራዊ እና ተቋማዊ የቀውስ ክስተት /crisis/ መሠረት ያደረገ የቀውስ ጊዜ የኮሙዩኒኬሽን ዕቅድ ያዘጋጃል፤ ተፈጻሚ እንዲሆን ያደርጋል፣ እንዲሁም ተግባራዊነቱን ይከታተላል፣ ይደግፋል፣
የስራ ክፍሉን የስራ አፈፃፀም ሪፖርት በወቅቱ በማዘጋጀት ያቀርባል፣
የተቋሙን ኮሙኒኬሽን ስራዎች ውጤታማ ለማድረግ የሚረዱ አዳዲስ የውስጥ አሰራሮች ለማዘጋጀት የሚረዱ ጥናቶችን ያስተባብራል፣ ይመራል፣ የሚቀርቡ ረቂቅ የጥናት ዉጤቶችን በመገምገምና በማሻሻል በማጽደቅ እንዲተገበሩ ያደርጋል
የተቋሙን ኮሙኒኬሽን ስራዎች ውጤታማ ለማድረግ የሚረዱ አገር አቀፍና አለም አቀፍ ምርጥ ተሞክሮዎች እንዲቀመርና እንዲስፋፉ ያደርጋል፣ ሂደቱንም ያስተባብራል፣ ይመራል፡፡
የተቋሙን ኮሙኒኬሽን ስራዎች ውጤታማ ለማድረግ የሚረዱ የውስጥ አሰራር ማኑዋሎች እንዲዘጋጁና እንዲተገበሩ ያደርጋል፤ ሂደቱንም ያስተባብራል፣ ይመራል
ተቋሙን የተመለከቱና በልዩ ልዩ መንገድ የተሰራጩ መረጃዎችና ዋና ዋና መልእክቶች በህብረተሰቡ ውስጥ የተጽእኖ ደረጃ የሚያመላክት ዳሰሳ ጥናት እንዲካሂድ ያደርጋል፣ የህዝብ አስተያየት እንዲሰበሰብ ያደርጋል፣ በውጤቱም መሰረት በተለያዩ መንገዶች አዎንታዊዎቹ እንዲጎለብቱና አሉታዊ ተጽዕኖዎች እንዲታረሙ፣ ያደርጋል፣
በተቋሙ ተልዕኮ እና አገልግሎት አሰጣጥ ዙሪያ የባለድርሻና የተገልጋዮች የመረጃ ፍላጎትና የእርካታ ደረጃ ላይ ቀጣይነት ያለው ጥናት በማካሄድ ለማሻሻያ ግብዓት እንዲሆኑ ያደርጋል፤
ለውስጥና ለውጭ ባለድርሻ አካላት፤ ለተገልጋይና ለአጋር ድርጅቶች የሚሰጡ መረጃዎችና ሌሎች አገልግሎቶችን በአግባቡ መሰጠታቸውን ያረጋግጣል፤ ቅሬታም እንዳይከሰት ይከታተላል፤ ቅሬታ ሲፈጠርም ይፈታል፤
የፈጻሚዎችን የፖሊሲ፤ ስትራቴጂዎችና ፕሮግራሞች ዙሪያ የሚስተዋሉ የአመለካከት ክፍተት በጥት እንዶለዩ በማድረግ የአቅም ግንባታ ስራዎች እንዲከናወኑ ያደርጋል

ተቀሙን ለማስተዋወቅ የሚረዳ የመለያ/ብራንድ/ እንዲዘጋጅ በማድረግ እና በማስተዋወቅ የተቋሙ ገፅታ እንዲገነባ ያደርጋል፣ ሂደቱንም ያስተባብራል፣ ይመራል
ተቋሙን ገጽታ ለመገንባት የሚረዱ መረጃዎች እንዲሰባሰቡ፤ እንዲደራጁ፣ እንዲተነተኑና እንዲሰራጩ ያደርጋል፤ ሂደቱንም ያስተባብራል፣ ይመራል።
በተቋሙ ውስጥ የመገናኛ ብዙሃንና የመረጃ ነጻነት አዋጅን ተግባራዊ እንዲደረግ በማድረግ የዜጎችን የመረጃ ተደራሽነትን በማረጋገጥ የተገልጋዮችን እርካታ እና አመኔታ እንዲያድግ ያደርጋል፡፡
በተቋሙ ወቅታዊና ስትራቴጂክ ጉዳዮች ዙሪያ ጋዜጣዊ መግለጫ /Press Release/፤ ጋዜጣዊ ጉባኤ /Press Conference/፤ ቃለ-ምልልስ ያካሂዳል፤ ግብረ-መልስ በመሰብሰብ የማሻሻያ ተግባራትን ያከናውናል፤
ከተለያዩ አካላት የሚቀርቡ የመረጃ ጥያቄዎችን በመቀበል፤ የመረጃዎቹን ተአማኒነትና ተገቢነት በመገምገም በወቅቱ ምላሽ እንዲሰጥ ያደርጋል፤ ያስተባብራል ይመራል
በተቋሙ የበላይ ሃላፊዎች መቅረብ የሚገባቸውን መግለጫዎችን፤ ንግግሮችንና መልእክቶችን በእንዲደራጁ፣ እንዲቀረጹና በተገቢው መንገድ እንዲተላለፍ ያደርጋል፣ መተላለፉን ይከታተላል፣ ያረጋግጣል፡፡
ተቋሙ ከወቅታዊ፤ ሀገራዊና ዓለም አቀፋዊ ሁኔታዎች ጋር የሚኖሩ ግንኙነቶችን መሰረት በማድረግ በመረጃ የተደገፉ መልዕክቶች እንዲዘጋጁና እንዲተዋወቁ በማድረግ የጋራ መግባባት እንዲፈጠርና የተቋሙ ገጽታ እንዲገነባ ያደርጋል፣ ሂደቱንም ያስተባብራል፣ ይመራል
ተቋሙን በሚመለከት የሚወጡ የሚዲያ ዘገባዎች ላይ ክትትል እንዲደረግ ያደርጋል፣ በተቋሙ ዙሪያ ለሚሰነዘሩ ነቀፌታዎችና ቅሬታዎች አፋጣኝ መልስ እንዲሰጥባቸው ያደርጋል፣ መልስ ይሰጣል፣ አዎንታዊ ጉዳዮች እንዲሰፉ ያደርጋል፤
ከተቋሙ ባህሪ አንጻር የተሰሩ ተግባራትን የውጪ ሚድያዎችን በመጠቀም የማስተዋወቅ ስራ እንዲሰራ ያደርጋል፣ ያስተባብራል፣ ይመራል፡፡

በተቋሙና በተዋረድ በሚገኙ ተቋማትና በህብረተሰቡ ውስጥ ያሉ የተዛቡ አመለካከቶችና ብልሹ አሰራሮችን መፀየፍ ባህል እንዲሆን የሚያደርግ የኮሙዩኒኬሽን ስራዎች እንዲከናወኑ ያደርጋል፣ ምንጩን ለማድረቅ ጠንካራ የኮሙዩኒኬሽን ስራ እንዲሠራ ያደርጋል፣ ይሠራል፣
ማህብረተሰቡ በተቋሙ ስራዎች ያለውን ግንዛቤ ለማሳደግ የሚረዱ የተለያዩ ዶክመንታሪ ፊልሞች፣ የብሮሸሮችና ፅሁፎች እንዲዘጋጁና እንዲሰራጩ ያደርጋል፣ ሂደቱንም ያስተባብራል፣ ይመራል፡፡
የተቀዋሙን ስኬቶች ለማስተዋወቅና ገጽታ ለመገንባት የሚረዱ ሁነቶችን እንዲዘጋጁ ያደርጋል፣ ያስተባብራል፤ ይመራል፤
ተቋማዊና አገራዊ የልማት ውጤቶችና ፕሮጀክቶችን ለስራ ኃላፊዎች፤ የአገር ውስጥና የውጭ ጋዜጠኞች፤ እንዲሁም ለሌሎች ባለድርሻ አካላት የጉብኝት ፕሮግራሞችን በማደራጀት የገጽታ ግንባታ ስራዎችን ያከናውናል፣
በአገር ዓቀፍ እና ዓለም አቀፍ ደረጃ የሚዘጋጁ ሲምፓዚየሞች፣ ኤግዚቢሽኖች፣ ኮንፍረንሶች፣ የምክክር መድረኮች የሚዉሉ ጽሁፎችንና ሰነዶችን በማዘጋጀት አገራዊ የገጽታ ግንባታ ሥራ ጠቀሜታ እንዲውሉ ያደርጋል፤
በተለዩ ርዕሰ ጉዳዮች ዙሪያ አጀንዳዎችን በመቅረጽ የተቋሙ ሠራተኞች እና የባለድርሻ አካላት መድረኮችን ያስተባብራል፤ ይመራል፤ ግብረመልስ በመሰብሰብ የማሻሻያ ሀሳቦችን፤ አነጋጋሪ ነጥቦችን እና መወሰድ የሚገባቸውን ዕርምጃዎች በመቀመር ለአፈጻጸም ያቀርባል፤
ከተለያዩ ሚዲያዎች ጋር የሥራ ስምምነት ውል ይፈጽማል፤ አተገባበሩ በውሉ መሠረት መፈጸሙን ያረጋግጣል፤ ግብረ-መልስ ይሰጣል፤
የማስታወቂያ ስራዎች ይዘት፤ ዲዛይን፤ መጠን፤ የሚሰራጭበትን ሚዲያ ይወስናል፤ አተገባበሩን ይከታተላል፤ ግብረ-መልስ ይሰጣል፤
ለሚዲያ የሚውሉ ዜናዎችን፤ ፕሮግራሞችን፤ ማስታወቂያዎችን እና ዶክመንተሪ ፊልሞችን በራሱ ስቱዲዮ ወይንም በሌሎች አካላት የፕሮዳክሽን ሥራዎች እንዲሰሩ በማድረግ እንዲተላለፍ ያደርጋል፤

በሚዲያዎችና በተቋሙ መካከል መልካም ግንኙነት እንዲፈጠር በማድረግ የፕሮዳክሽን ስራዎች በወቅቱ እንዲተላለፍ ያደርጋል፤ ያረጋግጣል፣
በተቋሙ የሚዘጋጁ የህትመት ውጤቶችን (መጽሄት፤ ጋዜጣ፤ ፕሬስ ኪት፤ ብሮሸር፤ በራሪ ወረቀት፤ ቡሌቲን፤ ቢል ቦርድ፤ ዲጂታል ባነር፤ ፖስተር፤ መልካም ምኞት መግለጫ ካርድ፤ አጀንዳ፤ ካለንደር) እንዲዘጋጁ ያደርጋል፣ያስተባብራል፣
የተቋሙ ድረ ገጽ እና ማህበራዊ ሚዲያ እንዲደራጅ ያደርጋል፣ የመረጃዎቹን ይዘት ይወስናል፣ ወቅታዊነቱን ይከታተላል፣
የወቅታዊ መረጃዎችን ተደራሽነት በማስፋት በኤሌክትሮኒክስ፣ በህትመት፣ በድረ-ገጽ፣ በማህበራዊ ሚድያ እንዲሰራጩ ያደርጋል፣ ይከታተላል፤
መንግሥት ከሚከተለው ፖሊሲና ስትራተጂ አንጻር እንዲሁም ተቋሙ ከተሰጠው ተዕልኮ በመነሳት የሚዘጋጁ ዶክመንተሪ ፊልሞችን፤ የሬዲዮና ቴሌቪዥን ፕሮግራሞችን እና የህትመት ዓምዶችን እንዲዘጋጁና እንዲሰራጩ ያደርጋል፤ ግብረ-መልስ በመሰብሰብ የማሻሻያ ተግባራትን ያከናውናል፤
ከተቋሙ ሁኔታ ጋር የተገናዘበ ወቅታዊ አርቲክሎችና ዜናዎች እንዲዘጋጁና ለህትመት እንዲበቁ ያደርጋል፤
የተቋሙን ምርጥ ስኬቶችና ተሞክሮ በመቀመር በሀገርና በዓለም አቀፍ ደረጃ ሰፊ ተነባቢነትና ተደማጭነት ባላቸው የህትመትና የኤሌክትሮኒክስ ሚዲያዎችን በመጠቀም በተለያዩ ቋንቋዎች እንዲዘጋጁ፤ እንዲታተሙና እንዲሰራጩ ያደርጋል፤ ይከታተላል፤ ግብረ-መልስ በመሰብሰብ የማሻሻያ ተግባራትን ያከናውናል፤ የቤተ መጻህፍትና የዶኩመንቴሽን አገልግሎትን በማዘመን መረጃዎችን ተደራሽ ያደርጋል።