የሚኒስቴር ጽ/ቤት

የሚኒስቴር ጽ/ቤት ኃላፊ ተጠሪነቱ ለግብርና ሚኒስትሩ ሆኖ የሚከተለው ተግባርና ኃፊነት ይኖረዋል፡-

የሚኒስቴር ጽ/ቤቱን ሥራዎች በመምራት፣ ውሳኔ የተሰጣቸውን ጉዳዮች አፈጻጸም በመከታተል፣ ተጠሪ ተቋማት አደረጃጀቶች እንዲጠናከሩ ድጋፍ በማድረግ፣ የአሠራር ሥርዓት በመቀየስና አፈፃፀማቸውን መገምገም የተቋሙን ግቦች እንዲሳኩ ያደርጋል።
በጽ/ቤቱን ዕቅድ ያዘጋጃል፣ ተፈጻሚነቱን ይከታተላል፣ የአፈጻጸም ሪፖርት ያቀርባል።
በተቋሙ ስትራቴጂክ የዕቅድ ዝግጅት ሂደት ከማኔጅመንት አካላት ጋር በመቀናጀት ዋና ዋና ተግባራትና የአፈጻጸም አቅጣጫዎች ተካተው እንዲዘጋጁ ያደርጋል።
የጽ/ቤቱን ዓመታዊ ዕቅድ እንዲሁም በአፈጻጸም ሂደት የሚያስፈልግ በጀትና ግብዓቶች የዕቅድ አካል ተደርገው መዘርዘራቸውን ይከታተላል።
የተቋሙን ተልዕኮ ከማሳካት አንጻር ችግሮችን ይለያል፣ መፍትሔ እንዲያገኙ ተገቢውን ክትትል ያደርጋል።
የዕቅድና ፕሮግራም ክንውን እና አጠቃላይ የበጀት አጠቃቀምን አስመልክቶ አፈጻጸሙን በጋራ ይገመግማል።
ለሚመራው ጽ/ቤት የሚያስፈልግ የሰው ኃይልና የሰው ሀብት ልማት ዕቅድ እንዲዘጋጅ በማድረግ የውስጥ ፈጻሚ አካላትን አቅም ለማሳደግ የሚያስችሉ ቅድመ ሁኔታዎች፣ የበጀትና የስራ ግብዓቶች እንዲሟሉ ያደርጋል።
ጽ/ቤቱን አስመልክቶ በየጊዜው ለበላይ አካላትና ለተለያዩ መ/ቤቶች የሚቀርቡ ዕቅዶችና ሪፖርቶች ወቅታቸውን ጠብቀው መቅረባቸውን ይከታተላል።
በስሩ የሚገኙ ኃላፊችና ሰራተኞች የሥራ አፈፃፀም በየምዕራፉ ይገመግማል፣ የተጠቃለለ የምዘና ሪፖርቶችን ያቀርባል።
በሥራ ክፍሉ ውስጥ የቡድን ስሜትና ተነሳሽነት እንዲፈጠርና በዘላቂነት እንዲቀጥል ተገቢውን አመራር ይሰጣል።
በሥራ ክፍሉ የሚገኙ ልዩ ልዩ ሰነዶችን በአግባቡ ለአገልግሎት አሰጣጥ ምቹ ሆነው እንዲደራጁ ያደርጋል።
በሥራ ክፍሎች መካከል የተቀናጀ የሃብት አጠቃቀምና የሥራ ሥምሪት አሠራር እንዲኖር በማድረግ ተቋማዊ ውጤታማነትን በመከታተልና በመደገፍ ያረጋግጣል።
በበላይ አመራሩ ውሳኔ የሚያስፈልጋቸው ጉዳዮችን ከህግና መ/ቤቱ ከተሰጠው ተግባርና ሀላፊነት አንፃር በመለየት በማስረጃ ተደግፈው እንዲቀርቡ ያደርጋል፣ ተፈጻሚነታቸውም ክትትል ያደርጋል፣ ውጤቱንም ለአመራሩ ያቀርባል።
ከስራ ዘርፎች፣ ከተጠሪ ተቋማት እንዲሁም ከውጪ ለሚኒስትር የሚላኩ ጉዳዮችን በማየት በራሱ ለሚፈጸሙት ምላሸ ይሰጣል፤ የሚኒስትር ውሳኔ የሚሹትን ለሚኒስትር ያቀርባል።
ለተለያዩ አካላት የሚጻፉ መልዕክቶችንና ደብዳቤዎችን አዘጋጅቶ ለሃላፊው ያቀርባል።
ከበላይ አመራሩ ወደ ተለያዩ የሥራ ክፍሎች የሚመሩ ደብዳቤዎችንና ልዩ ልዩ ጉዳዮችን በተሰጠው ውክልና መሠረት መፈጸሙን ይከታተላል፡፡
ከጽ/ቤቱ ወጪ የሚሆኑ ደብዳቤዎችን፣ ሰርኩላሮችንና መመሪያዎችን ለሚመለከታቸው አካላት መሰራጨታቸውን ያረጋግጣል፡፡
በመ/ቤቱና በሌሎች ባለድርሻ አካላት የሚደረጉ የፕሮቶኮል ስምምነት ሰነዶችን ከሚመለከታቸው አካላት ጋር በመሆን ያዘጋጃል፣ ያስፈጽማል።
የማኔጅመንት ስብሰባዎች የሚመሩበትን መርሃ-ግብር አዘጋጅቶ ያቀርባል፣ በተቀመጠላቸውየጊዜ ሰሌዳ መሠረት መድረኮቹ እንዲካሔዱ ያደርጋል፣ የተሰጡ ውሳኔዎችን እና አቅጣጫዎችን ተፈጻሚነት ይከታተላል።
በበላይ አመራሩ ሰብሳቢነት ለሚካሄዱ ስብሰባዎች አጀንዳዎችን በመለየት አዘጋጅቶ ለተሰብሳቢዎች እንዲበተን ያደርጋል፤ የስብሰባ ቃለ ጉባኤዎችን ይይዛል ወይም እንዲያዝ ያደርጋል፣ ቃለጉባኤውን ለሥራ ክፍሎችና ለሚመለከታቸው አካላት ይልካል።
የበላይ አመራሩ ለሚካፈሉባቸው ብሔራዊና አለም አቀፍ ስብሰባዎች የሚያስፈለጉ መረጃዎችንና መግለጫዎችን ከሚመለከታቸው ጋር በመሆን ተጠናቅረው እንዲቀርቡ ያደርጋል።
ተጠሪ ተቋማትና የፌዲራልና ክልል የዘርፍ እቅድ ተጣጣሚነት ያለው ሆኖ እንዲዘጋጅ፣ እንዲተገበርና የአፈጻጸም ውጤታማነቱም ወጥነት እንዲኖረው ከሚመለከታቸው አካላት ጋር በጋራ ይሰራል፣ ክትትልና ድጋፍ ያደርጋል ።
የተቋሙ ተልዕኮ ውጤታማ እንዲሆን ከሚመለከታቸው የውስጥና የውጭ አካላት ጋር ግንኙነት ያደርጋል፣ ይደግፋል፣ በመመካከር አዳዲስ የአሰራር ዘዴዎችን ይቀርጸል።
በተጠሪ ተቋማት የሚወጡ ህጎችን፣ ፖሊሲዎችን፣ ፕሮግራሞችንና ዕቅዶችን በመገምገም ችግሮች በጥናት በመለየት የመፍትሄ ሀሳብ ያቀርባል።
የአደረጃጀትና የአሰራር ሥርዓት እንዲሻሻል አህጉራዊና አለማቀፋዊ ልምዶችና ነባራዊ እውነታዎች ተዳሰው የሚቀመሩበትንና ከነባራዊ ሁኔታዎች ጋር በማዛመድ ምርጥ ተሞክሮዎችን ይቀምራል፣ያስፋፋል።
በተቋሙ የፋይናንሻል፣ የክዋኔ እና ፐርፎርማንስ ኦዲት እንዲከናወኑ ያደርጋል፣ የኦዲት ግኝቶች መሰረት በማድረግ የማስተካከያ እርምጃዎች እንዲወሰድ ያደርጋል፡፡
የተቋሙ ሂሳብ በውጭ ኦዲት እንዲመረመር ያደርጋል፣ በተሰጡ ግኝቶች ላይ የማስተካከያ እርምት እርምጃዎች እንዲወሰድ ያደርጋል፣ መወሰዱን ያረጋግጣል፡፡
የተቋሙ የኦዲት ሥራዎች የኦዲት ደረጃቸውን የጠበቁ መሆናቸውን ይከታተላል፣ ያረጋግጣል፡፡
ወቅታዊ ዓለም አቀፋዊና ሀገራዊ እንቅስቃሴዎችን በመከታተል በመስሪያ ቤቱ ተግባራት ላይ የሚኖራቸውን እንደምታ ለሥራ አመራሩ ያሳውቃል፡፡
የተዘጋጁ የተለያዩ የመግባቢያ ስምምነት /memorandum of understanding/ ሰነዶችን ያረጋግጣል፣ ይወስናል፣ ለበላይ አካል መቅረብ ያለባቸውን ለውሳኔ ያቀርባል፣ ይከታተላል፡፡
መሥሪያ ቤቱ ከሌላ ወገን ጋር የሚያደርጋቸው ድርድሮችና ስምምነቶች የሀገርን ጥቅም የሚያስጠብቁ እና ውጤታማ መሆናቸውን ያረጋግጣል።
የተቋሙን ገጽታ ለመገንባት የሚረዱ ሁነቶችን እንዲዘጋጅ ያደርጋል፣ በሁነቱ ላይ ትክክለኛ መልዕክት እንዲተላለፉ መደረጉን ይከታተላል፣ ያረጋግጣል
ተቋሙን ገጽታ ለመገንባት የሚረዱ ዶክመንተሪ ፊልሞች እንዲዘጋጁና እንዲሰራጩ መደረጉን ይከታተላል፣ ያረጋግጣል
የመንግስት ሃብትና ንብረት አቅርቦት፣ አደረጃጀት፣ ስርጭትና አጠቃቀም አግባብነት ባላቸው ደንቦች መሠረት እየተከናወኑ መሆናቸውን ይቆጣጠራል፡፡
መስሪያ ቤቱን በሚመለከት የሚነሱ የህግ ጉዳዮችና ጥያቄዎች ላይ ተገቢውን ማብራሪያና ምላሽ እንዲሰጥ ያደርጋል፣ ያረጋግጣል።
የህግ ጥሰሰት የተፈጸመባቸው ጉዳዮች እንዲለዩና ክስ እንዲመሰረትባቸው መደረጉን ይከታተላል፣ መፍትሄ ማግኝታቸውን ያረጋግጣል½
የተቋሙ አዋጆች፣ ደንቦች፣ መመሪያዎች፣ ሰርኩላሮች እና አግባብነት ያላቸው ህጎች ተፈጻሚነታቸውን ያረጋግጣል፡፡
ካለው ነበራዊ ሁኔታ የማይጣጣሙ፤ ለሙስናና ብልሹ አሰራር ቀደዳ የሚከፈቱ የተቋሙ አዋጆች፤ ደንቦች፤ መመሪያዎች እና ማኑዋሎች እንዲሻሻሉ ያደርጋል፤ ተግባራዊነቱ ይከታተላል ።
በአሰራር ማንዋልና የመተዳደሪያ ኮዶፍ ኢቲክስ እንዲሁም በሌሎች አጠቃላይ ሀገር አቀፍ የስነ-ምግባርና የጸረ-ሙስና ፖሊሲዎች ዙሪያ የተቋሙ ማህበረሰብ የግንዛቤ እንዲያገኙ መድረክ እንዲመቻች ያደርጋል፤
በተቋሙ ውስጥ ሃብታቸውንና የገንዘብ ጥቅማቸውን እንዲያስመዘግቡ የህግ ግዴታ የተጣለባቸውን የተቋሙ ሰራተኞችና ሃላፊዎች ሃብትና የገንዘብ ጥቅሞች በአግባቡ እንዲያስመዘገቡ በማድረግ ለሚመለከተው አካል ሪፖርት ያደርጋል፡
ከስነ-ምግባርና ከሙስና ወንጀል ጋር በተያያዘ የሚቀርቡ ጥቆማዎችን ተቀብሎ ትክክለኛነታቸው እንዲረጋገጥ ያደርጋል፤ ጥቆማዎቹ ትክክል መሆናቸው ሲረጋገጥ ምርመራ እንዲካሄድ ያደርጋል፣ ከስነ-ምግባርና ከሙስና ወንጀል ጋር በተያያዘ የተወሰዱ ዕርምጃዎችን ይከታተላል፡፡